業務システム開発で、AccessかExcelかで迷ったら？！

業務システム開発で、AccessかExcelかで迷ったら？！

両者の違いについて、良く、お客様から聞かれることが多いので、できるだけ分かりやすく、ご説明したいと思います。

「テーブル」、「フォーム」、「クエリ」など、構造や仕組みについては、他のサイトでも、多数解説されているため、セルネッツでは、Accessの技術的な構造などは割愛し、システム運用する際の相違点について、解説したいと思います。

「開発でエクセルとアクセスのどっちを使う」論争の決着

「開発でエクセルとアクセスのどっちを使う」論争の決着。第三の選択肢、エクセルとSharePointの連携。

「開発でエクセルとアクセスのどっちを使う」論争の決着

本コラムでは、｢業務システム開発」という必要性に迫られた企業が、その開発会社の選定において、ExcelVBA開発を選ぶか。

AccessVBA開発を選ぶか、また、運用に関しては、昨今Microsoft社が力を注いでいる『Microsoft 365 SharePoint 活用』に関することなども、ご紹介したいと思います。

Excel 開発方針について

１、使える資産は有効活用

例えば、既に利用中の「見積書、請求書、領収書、支払案内書、支払明細書、出荷指示書、製造報告書、原価計算書」など、数え上げたらキリのない、A4・A3単票フォーマット・・・。

これら電子データは、大切なExcel資産ですので、私たちは、"脱"Excelを推奨いたしません。

むしろ汎用性の高い状態へ「改良」後、システムの出力テンプレートとして有効活用します。

また、システム導入後、ほんの小さな修正が｢仕様変更｣と位置付けられ、改修コストが都度発生する構造から脱却する為、弊社では次の点に留意しています。

(1) 「ひな型」テンプレート活用

(2) 「マスター設計のひと工夫」

システム処理として見たA4・A3単票用紙は、単なる情報の｢出力結果｣に過ぎませんので、後に

『社判や角印の捺印が必要となった』

『日付を和暦から西暦に変更したい』

『値の転記位置(セル番地)を変更したい』

『算出条件そのものを変更したい』

『金額欄の書式は、少数点第二位まで表示したい』

などの簡易修正が必要となった場合でも、こと出力においては、改修コストの発生しにくい、｢ひな形テンプレート｣活用で対応できる設計を弊社は大切にしています。

２、プログラム・ソース公開

納入システムは、プログラム・ソース完全公開です。

 

３、システム開発に仕様変更(改修)はつきもの

『何でもかんでもプログラム対応は行わない。』これが弊社の掲げる、ExcelVBA開発の原則論です。

セルの書式など、プログラム処理に影響を及ぼすことのない小さな変更は、弊社では仕様変更とは位置付けません。何故なら出力結果において、書式の変更は、もたらす結果に影響がないためです。

・プログラムで色を塗る

・プログラムで罫線を描画する

・プログラムで書体を変える

・プログラムで合計(縦計・横計)を求める

・プログラムでUserForm表示列(フィールド要素)を制御する

 ※実は、上記すべて、[セル書式の変更]、[数式の変更]、[フラグ指定]のみでテンプレート対応が可能です。

プログラム対応した箇所の変更は、プログラム改修が必要となります。

出力フォーマット書式は、見やすさや「見栄え」が重要ですが、強調すべき売上数値の低下や利益率の増加は「塗り色」や「太字」を任意に組み合わせ、視覚的な注意が向かうこともExcelなら簡単に行えます。

これらの表現方法は、見やすい・見にくいといった人の主観でもあるので、できるだけ柔軟な設計で提供することで、お客様からご評価のお言葉をいただく事も少なくありません。

｢システム納品後の発生コストはできるだけ抑えたい｣。

その為には、グラフ作成・条件付き書式・データ入力規則など、｢Excel機能を併用しない｣ということは、その分をプログラム記述で対応することとなる為、Step数が増える事で改修メンテンナンス性は下がり、Step数の増加はサポート範囲を広げるだけでコスト増加の要因となりますので、Excel機能の併用は、コスト低減化において、とても重要な設計思想と弊社は考えます。

標準機能を上手に併用することで、お客様自身で修正可能な範囲が増えることになります。また、高額なカスタマイズ費用などが極力発生しないよう、後に要素が増えるが今は分からない場合など、DB設計においては、予備フィールドを用意することで、フォーマット変更時の改修コストを低減します。

このため、納品後のメンテナンス性に影響が生じるコーディングは極力控えたいもの。以下は、一覧表の明細データ領域へのセル書式の反映なのですが、実は、たった１行でセル書式を反映できるのです。

これらの開発方針の背景は、企業の事務デスクワーク業務において、どんな基幹システムが導入されていても、ERP、EDI、RPA、さらに、販売システム、会計システム、グループウェア、パッケージソフトなど、あらゆる業務システムが導入されていても、結局のところ、部門単位、現場単位、実務担当者レベルで、『かゆいところに手が届く』という面で、業務システムの限界に直面したことが大きなきっかけかもしれません。足らない部分は、簡易ツールで補足的に対応すれば、その分コスト低減できるのですから。

企業のPCデスクワーク業務には、雑多な事務や、集計処理などが無数に存在するため、表計算ソフト＝Excelを単なる道具として捉えれば、"脱"Excelではなく、むしろ弱点を受け入れながら、利点を上手に活用することで、余計なコスト発生を低減できるのです。

Excelエラー解決サービス提供を開始！インシデントサービス

この度、セルネッツでは、インシデント・サポート「Excelエラー解決サービス！」のご提供を開始しました。

本サービスでは、お仕事でご利用中のExcelアプリケーション、Excelマクロ、Excelシステムに関するあらゆるトラブルや「困った事」について、根本的な不具合の解決や、どうしても発生するエラーについては、その回避方法などを、原因究明により、適切な対策をアドバイスさせていただくサービスです。

遠方の場合でも、事象再現が可能な場合は、リモート接続によりトラブル解決にあたりますので、まずは、お電話にてご相談ください。

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