ケースマークなど、輸出書類作成の負荷軽減

きっかけ

Invoice&CaseMarkShippingMark&PackingList

貿易事務においては、他の一般事務と異なり、INVOICEやPACKINGLIST、ケースマークなど作成にあたり、定型フォームも流通しているが、実務ではイレギュラー処理も多く、細かな印字項目の追加や、レイアウト変更などの対応が課題であった。

その為、融通性の高い表計算ソフトExcel活用が業界においては管理業務の中心であることから、「Excelマクロ言語」の採用による独自システム開発で問題解決を図ることに・・・。

INVOICE(インボイス)、Case mark(ケースマーク)、SHIPPING MARK(シッピングマーク)、Packing list、Suggested Invoiceなど書類作成の効率化に着手。

海外取引先とのデータ連携にあたり、大規模システム導入を長期にわたり検討していたが、開発見積りコストが膨大な金額となり、開発を見送る。

一方、現場レベルでは、書類作成業務に割かれる時間が極めて多いことから、業務効率化は急務となっており、「輸出書類作成」の業務に特化し、優先的に業務改善を実施することとなった。

INVOICE/PACKINGLIST/ケースマーク発行はもちろん、製品検査業務の運用に至るまで、Excelマクロ有効活用により、業務効率化に成功した。

全社規模によるシステム構築ではないが、1プログラムの開発コストは他の言語開発と比べ、とても安価なので、長期にわたる大規模システム導入をやめ、小規模システム開発を都度行うことを社内方針とした。

その結果、現場作業の多くが、飛躍的な生産性向上を実現するに至っている。

業種にもよるが、「出来ることからマクロで自動化」は貿易実務において、とても理にかなった手法と言える。他の部門においても、作業内容を分析し、効果が現れると予測される業務については追加開発を予定。貿易業務のソフトはなかなかないので、手軽に開発できるマクロで助かっている。

数ある開発依頼の中でも、ご相談数「ベスト3」に入るのが「輸出書類INVOICE作成」です。

開発コラムでは、INVOICE作成に関するポイントなどをご紹介しておりますので、皆様にお役立ていただければ幸いです。