BEFORE

社外への発注を行う際、社内規定フォームによる「発注書」を利用している。

その際、各伝票ごとに任意のNOを付加し、社内運用していたが、発行する担当者によってNOのつけ方がまちまちであり、全社共通ルールによるコード管理は行っていなかった。

このため、発注NOから得られる情報量にムダが発生しており、人的作業という背景から、万が一の同一番号の発生についても、留意しなければならなかった。 

また、人事異動、退職、中途採用などの際にも、注意点として引き継ぎを行っていた。 

AFTER

サーバ内に採番マスタ(Excelファイル)を作成するとともに、発注書フォームには、『発注NO発行ボタン』を用意。

これにより、入社間もない新人でも簡単に自動採番が行えるようになった。 

また、同様の仕組みを、「製品管理NO」、「見積書NO」、「返品処理依頼NO」にも採用。全社的なコード管理において、整合性を保つとともに、コード化の重要性を理解するひとつのきっかけとなった。

※改善点:サーバ内に採番マスタを作成。発注書フォームに『発注NO発行ボタン』を追加。