Excelで請求書作成

著者： 竹本 一道 （株式会社セルネッツ 代表取締役）

業種や事業規模を問わず、どんな会社でもお金の入金～支払いが伴う以上、請求書は活用されていますよね。
 
以下のような定番書類は、Excelの得意分野でもあり、数々のシステムを開発させていただきました。
 
・見積書　
・発注書
・納品書
・請求書
 
Excelはもはや「表計算ソフト」としては世界標準ですから、多くの企業においても、活用されているのではないでしょうか。
 

「請求書の作成システム」というとシステムのようなしますが、実装機能のシンプルさから見た場合、作成ツールといった方がしっくりくるかも知れません。
 
請求書の元データは、画面フォームから入力することもありますが、会計ルールの流れからすると、
 
↓見積書を作成～送付
↓(発注書をお客様から受領)
↓発注請け書を作成～送付
↓納品
↓納品書を作成～送付
↓請求書を作成～送付
↓(お客様から入金)
↓領収書を作成～送付
 
となるのが原則ですから、本来は、「見積書」データが存在すべきなんですね。
一方、実務では実益を最優先する為、例外も多数あり、後追いで、つじつまを合わせるかのように書類が作成される…といったケースは決して少なくありません。
 
これらの流れを手書きで行っていた場合、手書きである故、いわゆる「何でも出来る」訳ですが、システム導入によって、出来なくなる事だって生じてくる訳です。
 
上記を例にすると、見積書データが存在しないのに、突然、請求書が登場することは、理論上あり得ない事ですし、会計上はあってはならない事なのです。
 
また、これが自由に行えるようだと、数字が追いにくいばかりか、本当の財務実態が見えなくなってしまうだけではなく、数字そのものに整合性が無くなってしまう為、このあたりのバランスは運用重視で開発することになりますが、いずれにしても、Excelでのシステムは出力した書類に対し、修正が行えるため、柔軟性についてはかなり高いモノがあると言えるかも知れません。
 
請求書を単なる印刷結果として考えた場合は、Excelではなく、Accessでも、良いのですが、出力されたファイルに対する【部分修正】が生じた場合、やはりExcelの方が手軽に修正が出来るのではないでしょうか。
Accessの場合は、「レポート」という概念なため、ピクセル単位のレイアウトが可能ですが、データの一部を修正することは出来ないので、改ざん不能という面では良いのですが、柔軟性という面ではExcelに軍配が上がるのではないでしょうか。
 
Excelシステムに限らず、システム開発を依頼する場合、これらの書類の種類やフォーマットが細かく決まっているほど、作り手の負荷は減る為、出来るだけ要件を詰めてから見積り依頼する事をオススメ致します。
が、予算に余裕がある場合や、提案を含めはじめからプロに丸投げする、というのも1つの在り方ですから、十分吟味したうえで良いシステムを構築するためには複数社から見積りを取ると良いでしょう。