【失敗しない】システム選びに必要な判定要素4項目 Excel実務効率化のコツ

はじめてのシステム発注ともなれば、何に気をつければ良いのか不安素も高まるもの。

システム開発料金は、各社から届く見積書に大幅な料金差が生じることも少なくありません。

みなさん、こんにちは。セルネッツ竹本です。

今回は、「月額料金」を発生させない身の丈のExcelマクロ開発について、その可能性の見極めガイドラインをご紹介します。

◆低コスト開発の「4つの条件とは?」

ExcelVBAは、何と言っても無料の開発言語でもあり、Excelさえあれば特別な環境は一切不要です。

そして、エクセル業務効率化には、とても有効活用できます。

(4つの条件)

1.システム化の対象がExcel 業務であること

システム化の対象は「Excel で行われている業務であること」が前提です。

市販のパッケージ製品では対応困難な業務でも「規則性」や「明確なルール」がある業務なら低コストオーダーメイドでシステム化を実現できます。

2.Windows 環境下での利用

日本語Windows 環境下での動作が前提です。

Excel 開発では、「スマホアプリ対応」や「Webシステム」は、実現できません。

3.少人数での利用(目安5人以下)

Excel 開発には「同じファイルを同時に更新することはできない」?

いいえ、「誰かが先にファイルを開いたことを検知する仕組み」を構築することで同時利用を実現できます。(排他制御)

ただし、Excelはデータベースではないので、利用人数の目安は5～10人以下が安全圏と考えます。

4.Excel ファイル容量(目安3MB 以内)

Excelファイルを1秒程度でストレスなく開けるファイル容量であること。

(データ件数10 万件以内で、 3MB 以下が目安)

一番のメリットは、これまでお使いのExcelファイルを、新システムやデータベースに移行することなく、そのままご利用いただけることです。これにより大幅なコストダウンが実現できます。

上記が問題ないようであれば、低料金ツールの領域で、開発が可能となりますので、大掛かりなシステム導入を行わずに、「便利ツール」、「お役立ちツール」といった位置づけで課題解決を図れる可能性が高いです。

いずれにしても、3社以上の見積もり合わせを行うことで、
「問題解決の方法の違い」と「料金相場」が見えてきます。をおすすめします。

「小さな部門の小さな規模の効率化に、高額な稟議など通らない」、そんなケースでは、この4つの項目を照らし合わせてみてください。

データベース導入を必要とする段階かどうか、ステージを上げるのはあとからでも可能です。

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この本は、高額システムを導入して失敗しない為の解説書です。

今回のテーマは、「システム選びに必要な要素」について、解説を行いました。

本記事が、Excel実務の効率化において、ご参考お役立てになれば幸いです。

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