輸出インボイス(コマーシャルインボイス)をExcelで作成・自動化する方法|記載項目とお得な理由

セルネッツ創業以来、数多くのExcelツール開発を行って参りましたが、その中で、特にご相談数の多い、輸出書類「INVOICE作成」があります。

インボイスとパッキングリストに、同じ品名や数量を何度も入力していませんか。
書類ごとに数字が食い違い、出荷前の確認に追われている担当者の方も多いはずです。

結論から言うと、輸出インボイスの作成は、Excelのツール開発で自動化するのが費用対効果に優れています。
書式が決まっていて計算が多い書類なので、表計算ソフトのExcelと相性がよいからです。

本コラムでは、このINVOICE作成に関して皆様にご紹介させていただければ幸いです。
インボイスの記載項目やテンプレートの入手先、Excelで自動化するメリットと注意点を、開発事例とあわせて解説します。

なお、本記事は貿易の「輸出インボイス」についての記事です。
消費税のインボイス制度(適格請求書)については、適格請求書(インボイス制度)に対応した請求書をExcelで作る方法をご覧ください。

輸出インボイス(コマーシャルインボイス)とは?通関に欠かせない書類

輸出インボイスとは、輸出者が貨物の品名・数量・価格などを書いて、輸入者に送る書類です。
「仕入書」「商業送り状」とも呼ばれ、輸出入の通関手続きで必ず必要になります。

JETROでは「輸出国の荷送人が、輸入国の荷受人に対し、貨物の発送を通知するために作成した書類」と説明されています。
参考:JETRO「通関業者に輸出通関を依頼する際の必要書類:日本」

海外に発送する際に必ず必要となる書類ですが、発送元、受取人をはじめ、品名・数量・金額などの基本情報が正しく記載されていれば問題はありません。

プロフォーマインボイス・パッキングリストとの違い

輸出の現場では、インボイスとよく似た書類をセットで作ります。
違いは、作るタイミングと用途です。

書類	作るタイミング	主な用途
プロフォーマインボイス	契約が決まる前	見積もりや条件の確認、前払いの請求
コマーシャルインボイス	出荷するとき	通関での申告、代金の請求
パッキングリスト	出荷するとき	梱包ごとの中身・重量・容積を伝える

プロフォーマインボイスについては、プロフォーマインボイスとコマーシャルインボイスの違いで詳しく解説しています。

インボイスの記載項目一覧

インボイスには、決まった書式はありませんが、記載すべき項目はほぼ共通です。
JETROでは、品名・種類・数量・価格・代金支払方法・荷送人と荷受人の住所氏名などを挙げています。

項目	書く内容
輸出者・輸入者	会社名、住所、連絡先
インボイス番号・作成日	書類を特定する番号と日付
品名・種類	税関が中身を判断できる具体的な名称
数量・単価・金額	数量と単位、単価、合計金額、通貨
取引条件	FOB・CIFなどの貿易条件(インコタームズ)
代金支払方法	送金・信用状(L/C)などの決済方法
輸送の情報	船名・便名、積出地、仕向地、出港予定日
原産国	貨物が生産された国
荷印(シッピングマーク)	外装に書く記号。梱包の表示と一致させる
署名	輸出者の署名

テンプレートはどこで入手できる?Excel書式を自社用に直して使う

まず貿易事務において欠かせない輸出書類インボイスですが、Excel書式フォーマットサンプルについては、「日本郵便」や「フェデックス」、「DHL」などのサイトから配布されていますので、サンプル入手に困ることはないかと思います。

掲載のサンプルは、「日本郵便」からダウンロードしたサンプル書式となりますが、通関書類として記載が必要な項目は、限られた情報のみとなりますので、それほど難しいものではありません。

この為、書式サンプルについても、各社サイトからダウンロードしたExcelサンプルを、自社向けに改善/修正して活用されるケースが多く見られます。

商品の買い手となるクライアントが必要とする情報が網羅されていれば、あとは、「見やすさ」が重要ですよね。こんな時、やはり、Excelを活用されるケースが大半なのではないでしょうか。

もしも、「Word」や「Access」でも出力結果としては問題ありませんが、柔軟な修正ができない点や、表計算ソフトのような縦計・横計が柔軟に計算できる訳ではないので、このようなケースでは、Excelが選ばれるという点では、自然な気がします。

手作業のExcel作成で起きやすい3つのミス

テンプレートに手で入力する方法は手軽ですが、件数が増えるとミスが起きやすくなります。

1. 転記ミス:受注データや見積書から数字を写すときに、桁や品番を間違える
2. 書類間の不一致:インボイスとパッキングリストで、数量や重量が合わなくなる
3. 過去データの探し直し:リピート注文のたびに、以前のファイルを探して作り直す

書類の食い違いは、通関の遅れや相手先からの問い合わせにつながります。
こうしたミスを仕組みで防げるのが、Excelのツール開発です。

Excelツールにすると何が変わる?入力元は2種類

さて、Excelツール作成のご相談をいただく際、システム設計を行う際のポイントとしては、インボイスの元となる【入力データが何か】となる訳ですが、ほとんどの場合、以下の2種類に分かれます。

【A】Excel手入力

これは単純に、クライアントからの注文内容を受注の都度、あるいは、一定のタイミングで、Excelにデータ入力することで、インボイスを完成させる、という、いわば王道の作り方です。
Excelであれば、データは隣のシートも連動できますので、同時に【プロフォーマ】も完成する、という流れを前提に、ツール設計を行うこととなります。

【B】基幹システム出力データ

一方、上記【A】とは異なり、何らかのシステムから出力された「csv形式」や「txt形式」のデータを入力元とするケースがあります。

【B】の場合は、データを読み込んでインボイスの書式に自動で並べるため、手で貼り付ける作業がなくなります。

入力チェック(妥当性チェック)でミスを防ぐ

Excelツール開発の場合、上記【A】は、入力チェック機能を実装することで、作業者の入力ミス、不正値の発生を防ぎ、また、他のExcelマスター台帳を参照する機能により、情報を補完することで、作業効率を大幅に向上させることが可能です。

この入力チェックというのは、「妥当性チェック」とも呼び、どんなチェックを行うかと言うと、次のようなチェック点検を行い、不整合があればエラーメッセージ表示で警告したり、該当のデータ件数を知らせたり、目視チェック可能なように、該当のErrorデータに色を塗って修正を促すことが可能です。

(1)入力値の下限、上限の妥当性チェック
例えば、数量欄が0だったり、1億だったり、明らかに不正値だと分かる場合、許容範囲が設定できる場合は、このチェックが始めに行われます。

(2)日付の妥当性チェック
INVOICEに限らず請求書などを作成する際に、作成日が過去?ということは、あまりありませんよね。
ただ、クライアントの要望で、意図的に締日をずらすケースも実務では発生するため、入力不可にはしないが、確認画面でチェックできる仕組みを用意するケースがあります。

(3)金額や顧客名、品名などのチェック
前述の(1)(2)がメインのチェックとなりますが、必要に応じて、規則性やルールのあるチェックであれば、システムでは可能ですので、たとえば為替レートのチェックなども妥当性チェックが可能です。

専用システムより、Excel開発がお得な理由

インボイス作成は、大きなシステムを入れるより、Excelの簡易ツールで十分に効率化できます。

貿易事務に欠かせない輸出書類の作成ですが、言ってみれば「輸出書類」というのは、定型フォーマットであり、記載項目も限られていることから、この作成業務に高額投資は行えない、というのが実情ではないかと思います。

むしろ、高額投資を行う必要もない作業に属すると思われます。Excelは、恐らく多くの事務員の方や営業マンの方が日常的に使用していることが多く、様々な書式フォーマットも簡単に作れることから、雛形(テンプレート)を作成してしまえば、それを活用することで、自社専用の会社ロゴ入りインボイスだって、簡単に作成することが可能です。

上記【A】【B】いずれの場合も、インボイス作成は、大がかりなシステム開発と違い、「簡易ツール開発」と位置づけてしまえば、どんな複雑な輸出書類の作成であっても、専用プロジェクトチームが発足されるようなことなど考えにくいことだと思われますし、比較的、小さな作業工数で作成することができるのが、Excelの良いところなのだと思います。

それは、「表計算ソフト」という1つの道具ですから、もともと縦計/横計は得意な訳ですし、合計や平均値、為替レートの変換など、請求書や注文書を作成するには、最も適したツールではないでしょうか。

また、大規模なシステム開発ともなれば、発注が決定すると、部長/課長/営業担当/開発担当など、顔合わせから始まり、大勢の人間がプロジェクトに携わることでコストが高額化していくこととなります。

単なる輸出書類の作成に、高額システム導入という訳にもゆかず、かといって、Excelでの手作業では、入力ミスなども発生し、過去のリピート注文を瞬時に呼び出すこともできない…。

パッケージソフトやスクラッチ開発との比較

Excelは表計算ソフトですから、そもそも、こういった商品の売買で発生する伝票データについては、どんなアプリケーションよりも、向いているというのがベースとなりますが、マクロ言語の実装により、開発コストを増大させる要因が他の言語と比較すると少なくなるのも大きなメリットと言えるでしょう。

すでに導入済みのパッケージソフトから希望のINVOICE作成ができないとなると、開発会社にカスタマイズについて相談する、ということも有るかも知れませんが、発生コストを想像しても、現実的ではありませんし、簡易な作業は簡易ツール開発で十分ではないでしょうか。

比較項目	Excelツール開発	パッケージソフト	スクラッチ開発
費用	抑えやすい	ライセンス料がかかり、独自書式はカスタマイズ費用が別途必要	要件定義から行うため高くなりやすい
書式の自由度	今の書式をそのまま活かせる	決まった書式に合わせる必要がある	自由に作れる
導入までの期間	短い	設定や移行に時間がかかる	長い
社内での使いやすさ	使い慣れたExcelで操作できる	操作を覚え直す必要がある	操作を覚え直す必要がある

Excelツールだけでは行えないことも多数ありますから、目的を見極めて、そして「費用対効果」をちゃんと吟味して、その解決方法を選択していただくと良いでしょう。
開発費用の考え方は、システム開発料金の考え方でも紹介しています。

大人数で同時にデータを共有するような用途でなければ、インボイス作成はExcelの簡易ツールで十分に目的を果たせます。

インボイスと一緒に自動化したい書類

輸出書類に限らず、通常の商取引においても、以下は基本的には同一のものですよね。

• 見積書
• 発注書
• 発注請書
• 請求書
• 納品書

つまり、一番最初の見積書の提示から始まり、値引きや商品の数量変更などが発生しない限り、伝票の流れはかわることなく、そのフォーマットも原則同じはずです。

これが途中から書式がかわると、突き合わせチェックが困難であり結構なストレスになるので、売り手も買い手も、チェックは楽な方がミスも少なくなりますので、統一性を持たせたいものです。

上記のように、INVOICE作成においても同様、PROFORMAなどほぼ同時に流用作成ができるフォーマットもありますが、何よりも、入力の手間は面倒でない方がミスの防止にも貢献できるので、留意しておきたいですね。

INVOICE作成とあわせ、「CaseMark」「PackingList」なども、1つの輸出書類においては、セットとして作成が必要なため、そんな時は、Excel簡易ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

パッキングリストなどの作り方は、Excelシステムで輸出書類(パッキングリストなど)を作成するで紹介しています。
作った書類をPDFにして送る作業も、請求書PDFの一括出力・メール送付をVBAで自動化する方法のように自動化できます。

開発事例:ケースマークなど輸出書類の作成負荷を軽減

輸出入を手がけるお客様の事例です。
INVOICE・PACKING LIST・ケースマークなどの書類は、レイアウトの変更や例外的な処理が多く、作成に手間がかかっていました。
Excel VBAで書類作成を自動化したことで、書類の発行から検品までの業務効率が大きく向上しています。

(INVOICE/ケースマークなど、輸出書類作成の負荷軽減)

[上限40万円]輸出書類Invoice開発専門チーム発足

リンク詳細ページ:https://www.cellnets.co.jp/news/759

INVOICE、パッキングリストなど、10〜40万円(税別)で開発させて頂きます。それが実現可能な理由としては、次のような【特色】があるためです。

低料金サービスが実現できる、その理由

1. ご要望・お問い合わせが非常に多く、ツール仕様も簡易
2. ニーズが多く、開発実績も多い
3. 類似ツール流用が可能でコストダウンに反映
4. Excelのみで完結できる
5. 外部データベース連携なども不要
6. 非ベテラン・エンジニアでも対応可
7. 仕様や要望が「明確」である場合が多い
8. 「複雑化」リスクが少ない
9. 「遠方」でも、Web打ち合わせで対応可能
10. 入力支援「UserForm」作成が不要

などの理由から、専門チームを発足しました。

インボイスを作るときの注意点

手作業でもツールでも、次の4点は必ず押さえておきましょう。

• パッキングリストや船積書類と、品名・数量・金額を一致させる
• 相手国で読めるよう、英語で作成するのが一般的
• 通貨と取引条件(インコタームズ)を明記する
• 申告後に内容が変わったら、通関業者や税関に早めに相談する

ツール化する場合は、書類どうしが同じデータを参照する作りにすると、不一致そのものが起きにくくなります。

よくある質問

輸出インボイスは誰が作るのですか?

原則として、貨物を送る輸出者(売り手)が作成します。
通関業者や物流会社に、作成の手伝いを頼むケースもあります。

決まった書式はありますか?WordやExcelで作ってもよいですか?

決まった書式はなく、必要な項目が正しく書かれていれば自社の書式で問題ありません。
計算や書類間の連動を考えると、Excelで作るのがおすすめです。

今使っているExcelの書式のまま自動化できますか?

はい、今お使いの書式を土台にツールを開発できます。
サンプルデータをお送りいただければ、概算のお見積もりをご提示します。

まとめ|輸出インボイスはExcelの簡易ツールで効率化できる

輸出インボイスは、品名・数量・価格などを記載する、通関に欠かせない書類です。
書式が決まっていて計算が多いため、Excelと相性がよい書類でもあります。

手作業での転記ミスや書類間の不一致は、入力チェックとデータの連動で防げます。
大きなシステムを入れなくても、Excelの簡易ツールで十分に効率化できます。