業務システムの導入/運用には、様々な選択肢が存在する訳ですが、『何故、Excel開発が採用されたのか?』。
これまで、お客様からご依頼いただいたExcelシステム開発の背景を、業種別/用途別などに分け、ご紹介いたします。『あるある!』、『うちも一緒かも。』などなど、ご参考になれば幸いです。
ご依頼の多い業務
物件管理、輸出書類、支払管理。その業務もExcelで
- 家賃入金や稼働率をいくつものブックで管理している
- INVOICEやPACKINGLISTを毎回手作業で作っている
- オンライン受注データを出荷リストに手で加工している
そのお悩み、使い慣れたExcelのままのシステム化で解決できます。Excel専門のシステム開発会社『セルネッツ』なら、輸出書類の一括作成、受注データの変換、入出金や工程の管理表まで作れます。今あるExcelのフォームとデータ資産を活かせます。
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ご依頼Best10
- (1)不動産 物件管理、家賃入金管理、稼働率管理
- (2)商社輸出 輸出通関書類の作成
INVOICE、PACKINGLIST、CaseMark、ProFomraなど - (3)建設リフォーム 支払い管理、仕入先管理、工程管理
- (4)卸・物販業
(a)楽天やShopServe2など、オンラインショップ関連のデータ編集加工
(b)倉庫業務～ピッキングリスト発行
(c)オンライン受注データから、出荷リストと宛名ラベル - (5)データ交換/変換 ・ONLINE受注データ変換、EDIや会計ソフト、社内システム等で二次利用
- ・奉行、TKC、JDL、弥生、ほかとのデータ連携。
- (6)経理 ・請求書の作成
・出張/旅費精算書の作成
・売掛買掛管理、入出金管理 - (7)営業事務 ・受注データ編集～加工
・発注残管理、売上管理、在庫管理、顧客管理 - (8)アンケート調査データ 大量の調査データを指定フォーマットに変換
- (9)製造・設計 仕入発注、部品管理、工程管理
- (10)管理部 資金繰り(入出金)管理
全てに、共通していることは
(1)いずれも小規模であること。全社レベルでのシステムではなく、部課単位の少人数での運用。
(2)そして、これまでずっとExcelで行ってきていること。
(3)そして、問題解決手法にシステム活用を挙げるものの、高額ならば現状維持という意向。
そこには、こんな背景が
「従来、ずっとExcelで行ってきたので、データ資産は全てExcel。それに使い慣れているので。」
「人事異動/考課など、既存のExcelフォームは活かしたい。予算内で全面移行など無理でしょ?」
「取引先にWebシステムを提案したが、顧客側とその先の顧客迄Excel。まさに完全顧客依存。」
「社内独自の仕事だし、レイアウトもすぐに変わってしまうから、Excelでしか行えない。」
「利用者が3人しかいないのに100万円なんて投資できない。また、すべきとも思えない。」
「専用サーバなんて不要だし、新人が入社する度にライセンス料発生では、稟議承認がおりない。」
「やりたいことは、目前の業務効率化だけ。決して大がかりではないハズ。素人考えですか?」
「市販ソフトで足らない部分だけ、実現できれば、それで良い。但し、低料金で。」
「Accessも検討したが、実務担当者の強い要望で、使い慣れたExcelに。」
「いろいろ他社から見積もりをとったが、いずれも予算内で納まらなかったので。」
「請求書がWordだったりExcelだったり、何種類も存在する会社だし、そもそも独自開発など無縁。」
「業界定番のソフトを使っているが、カスタマイズ見積りが50万円を超えた。せめて半額なら。」
「Excelシステム開発だと、書体/書式/文字サイズ/文言表記など自由に変更できると聞いたから。」
「近々システム導入する…。その後3年が経過。見通し暗いと判断し、部門導入を決断。」
いずれも、導入をいただいたお客様、或いは、導入には至らなかったものの、『業務の効率化』、『生産性向上』、『サービス向上』に、日々、取り組んでいる企業ご担当者の生の声をご紹介させていただきました。
業務効率化を実現するために、システム活用は単なる手法の一つに過ぎません。
まれにですが、
『以前、導入したシステムも、今は誰も使っていない。今回は、入れ替えを頼みたい。』
『制約が多すぎて、仕事にならない。』
といった声を聞くと、ビジネスですので、喜んで(笑)、お見積りご提示はいたしますが、一方で、複雑な気持ちになるものです。では、その要因はどこにあったのか?何故、そのシステムを採用したのか?
多くの場合、実務担当者が打ち合わせに参加していない、などの背景から、現場の声が、設計に反映されていない、といったケースもあるようです。
現場にとって、業務でのイレギュラーは日常茶飯事ですから、会計ルールに準拠することは、 『本来あるべき姿』 なのですが、あまりにガチガチなシステムでは、『使いづらい。』、『前のシステムの方が良かった。』など、批判にさらされるリスクもあるのです。
いずれにおいても、非効率な仕事に気付き、『改善できないか?』と思う。この、『気付き』こそが最重要と私は考えます。
現場スタッフから上層部へ提案要望が上がるケースはまれですから、(※改善提案は評価に値しないことから、思っていてもあきらめる、或いは、自費でマクロ講座を受講し、自力で取り組む姿、をたくさん見てきました。実はわたしもその一人?)
是非、チームリーダー、役職者、管理者の方々には、社内の事務作業が非効率ではないか?
そんな視点で、現場スタッフの作業負荷にも着目いただければ幸いです。
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