鉄道会社の線路点検工程における進捗管理を、ExcelVBAで複数現場を一元管理した改善事例をご紹介します。現場ごとに個別管理されていた工程表を統合し、ガントチャートでリアルタイムに見える化することで、工程遅延や作業漏れを早期に把握できる仕組みを実現しました。

「高額な専用システムを導入しなくても、今あるExcelで十分に改善できる」——本記事では、鉄道保守の現場で実際にどのような課題があり、どう解決したのかを、実務担当者の目線でわかりやすく解説します。

鉄道会社の進捗管理で起きていた課題

線路点検や保守工事の現場では、日常点検・補修工事・更新計画といった複数の作業が同時並行で進行します。安全が最優先される鉄道インフラの維持管理では、こうした工程の進捗を正確に把握することが欠かせません。

しかし、現場ごとに担当者が個別のExcelファイルで工程表を管理していたため、全体像を把握するには手間がかかっていました。ここでは、改善前に発生していた具体的な課題を整理します。

現場ごとに分かれた工程表の限界

各現場の担当者がそれぞれExcelファイルを更新する運用では、ファイルが分散し、管理者が全体の進捗を一度に見渡すことが困難でした。フォーマットも現場ごとに微妙に異なり、集約する際に手作業での加工が必要になっていました。複数現場の進捗状況を把握するには、電話やメールで一件ずつ確認する必要があり、リアルタイム性が失われていました。

工程遅延や作業漏れの発見が遅れる

進捗の確認に時間がかかると、工程の遅れや作業漏れの発見も遅れがちになります。線路点検の現場では、確認漏れがそのまま安全リスクにつながりかねません。問題の兆候を早期に察知できる仕組みが求められていました。

日報や進捗報告資料の作成負担

分散したファイルから情報を集めて日報や進捗報告資料を作成する作業には、多くの時間を要していました。転記や集計に人手がかかるうえ、手作業ゆえの入力ミスも起こりやすく、報告業務そのものが担当者の負担になっていたのです。

ExcelVBAによる進捗管理の改善内容

項目	改善前	改善後
工程管理	各現場が個別に工程を管理	工程を一つのExcelで一元管理
ファイル運用	Excelファイルが担当者ごとに分散	ガントチャートで進捗を見える化
進捗共有	電話やメールで進捗確認	複数現場をリアルタイム共有
報告資料	全体工程が把握しづらい	レポートを自動作成
遅延把握	報告資料の作成に時間がかかる	工程遅延を早期に把握

こうした課題に対して、既存のExcelを活かしたVBAによる工程管理の仕組みを構築しました。新しい専用システムを一から導入するのではなく、現場が使い慣れたExcelをベースにすることで、教育コストを抑えながらスムーズに移行できます。

VBAとは、Excelに標準搭載されているプログラミング機能で、繰り返し作業の自動化を得意とします。ここでは、実際に導入した改善のポイントを紹介します。

複数現場の工程を一元管理する

これまで分散していた現場ごとの工程表を、ひとつのExcelブックに集約しました。線区・区間・作業班・作業種別といった情報を統一フォーマットで管理することで、管理者は全現場の状況を一画面で把握できるようになりました。複数現場を一元管理することで、電話やメールでの確認作業が不要になり、情報の集約がリアルタイムで完結します。

ガントチャートで工程を見える化する

工程の進捗はガントチャート(横棒による工程表)で視覚的に表示しました。予定・実績・遅延を色分けすることで、どの現場が遅れているのかが一目でわかります。条件付き書式とVBAを組み合わせることで、データを更新するだけでチャートが自動的に反映される仕組みです。

点検結果をリアルタイムで共有する

各現場から集まる点検結果や作業実績を集約し、進捗状況へ反映する処理をVBAで自動化しました。作業コードや線区コードをキーに関連情報を自動で引き当てることで、入力の手間とミスを大幅に削減。担当者が入力した情報が即座に全体へ共有されます。

進捗レポートを自動作成する

集約したデータをもとに、線区別・作業種別ごとの完了率や遅延件数を集計し、進捗レポートを自動作成できるようにしました。これまで手作業に頼っていた日報や報告資料の作成が、ボタン操作ひとつで完了するようになっています。

導入した主な機能を整理すると、次のようになります。

進捗管理の効率化で得られた効果

ExcelVBAによる工程管理の仕組みを導入したことで、鉄道保守の現場ではさまざまな変化が生まれました。ここでは、実際にどのような効果が得られたのかを具体的に見ていきます。

ポイントは、単に作業が速くなっただけでなく、「工程全体が見渡せるようになった」という点にあります。管理者と現場の双方にメリットがありました。

工程遅延を早期に把握できる

ガントチャートで進捗が可視化されたことで、工程の遅れや作業漏れをその場で発見できるようになりました。問題の兆候を早期に察知できるため、対応の初動が速くなり、安全管理の面でも安心感が高まっています。

報告資料作成の時間を大幅に短縮

これまで手作業で行っていた集計や転記が自動化されたことで、日報や進捗報告資料の作成時間が大幅に短縮されました。担当者は報告業務に追われることなく、本来の点検・保守業務に集中できるようになっています。

改善前と改善後の違いを整理すると、次のようになります。

項目	改善前	改善後
工程表の管理	現場ごとに個別ファイル	複数現場を一元管理
進捗の把握	電話・メールで確認	ガントチャートで即時把握
遅延の発見	発見が遅れがち	早期に察知可能
報告資料の作成	手作業で時間を要する	自動作成で大幅短縮

既存のExcel資産を活かせる

高額な専用システムを新規導入するのではなく、これまで蓄積してきたExcelの工程表やデータをそのまま活用できた点も大きなメリットです。現場が慣れ親しんだ操作感を維持できるため、導入のハードルが低く、定着もスムーズでした。

このような鉄道・保守の現場におすすめ

今回の改善事例は、鉄道会社に限らず、複数の現場を抱えるインフラ保守・工事管理の現場全般に応用できます。ここでは、こうした仕組みが特に効果を発揮する現場の特徴を挙げます。

「専用システムを入れるほどではないが、今のExcel管理には限界を感じている」という現場にこそ、ExcelVBAによる進捗管理は適しています。

複数現場の進捗管理に悩む現場

線路点検や保守工事のように、複数の現場が同時に動く業務では、進捗の一元管理が課題になりがちです。ファイルが分散して全体像が見えにくい、確認作業に時間がかかるといった悩みを抱える現場に適しています。

属人化した管理から脱却したい現場

特定の担当者しか工程表を扱えない、前任者が作ったファイルの中身がわからない——こうした属人化のリスクを抱える現場にも有効です。標準化されたフォーマットと自動化により、誰でも保守・運用できる状態を目指せます。

次のような現場では、特に導入効果を実感しやすいでしょう。

よくある質問

まとめ

鉄道会社の線路点検工程における進捗管理は、複数現場をExcelVBAで一元管理し、ガントチャートで見える化することで大きく改善できます。分散していた工程表の統合、点検結果のリアルタイム共有、進捗レポートの自動作成により、工程遅延の早期把握と報告業務の時間短縮を同時に実現しました。

高額な専用システムを導入しなくても、使い慣れたExcelを活かすことで低コスト・短納期・高い保守性を両立できます。将来の改修にも柔軟に対応できる点も、Excelならではの強みです。

実際の画面や操作イメージは、ショート動画でご覧いただけます。セルネッツでは、実際の業務改善事例をショート動画で公開しています。「ExcelでできることはExcelで。」——本記事が、御社の進捗管理の課題解決の参考となれば幸いです。