インボイス作成は、Excel開発がお得な理由!

Excel開発コラム

インボイス作成は、Excel開発がお得な理由!

投稿日: 2018年02月04日 カテゴリー:Excelシステム開発

インボイス作成ならExcel開発がお得な理由セルネッツ創業以来、数多くのExcelツール開発を行って参りましたが、その中で、特にご相談数の多い、輸出書類「INVOCE作成」があります。

 

本コラムでは、このINVOICE作成に関して皆様にご紹介させていただければ幸いです。

 

まず貿易事務において欠かせない輸出書類インボイスですが、Excel書式フォーマットサンプルについては、「日本郵便」や「フェデックス」、「DHL」などのサイトから配布されていますので、サンプル入手に困ることはないかと思います。

 

●貿易事務では欠かせないINVOICE

 

掲載のサンプルは、「日本郵便」からダウンロードしたサンプル書式となりますが、通関書類として記載が必要な項目は、限られた情報のみとなりますので、それほど難しいものではありません。

 

海外に発送する際に必ず必要となる書類ですが、発送元、受取人をはじめ、品名・数量・金額などの基本情報が正しく記載されていれば問題はありません。

 

この為、書式サンプルについても、各社サイトからダウンロードしたExcelサンプルを、自社向けに改善/修正して活用されるケースが多く見られます。

 

商品の買い手となるクライアントが必要とする情報が網羅されていれば、あとは、「見やすさ」が重要ですよね。こんな時、やはり、Excelを活用されるケースが大半なのではないでしょうか。

もしも、「Word」や「Access」でも出力結果としては問題ありませんが、柔軟な修正ができない点や、表計算ソフトのような縦計・横計が柔軟に計算できる訳ではないので、このようなケースでは、Excelが選ばれるという点では、自然な気がしますが、皆さんはどんなアプリケーションを活用されていますか?

 

●元となる、入力データは2種類に分かれます。

さて、話しを戻しますが、Excelツール作成のご相談をいただく際、システム設計を行う際のポイントとしては、インボイスの元となる【入力データが何か】となる訳ですが、ほとんどの場合、以下の2種類に分かれます。

 

【A】Excel手入力

これは単純に、クライアントからの注文内容を受注の都度、あるいは、一定のタイミングで、Excelにデータ入力することで、インボイスを完成させる、という、いわば王道の作り方です。Excelであれば、データは隣のシートも連動できますので、同時に【プロフォーマ】も完成する、という流れを前提に、ツール設計を行うこととなります。

 

【B】基幹システム出力データ

一方、上記【A】と異なり、何らかのシステムから出力された「csv形式」や「txt形式」のデータを入力元とするケースがあります。

 

Excelツール開発の場合、上記【A】は、入力チェック機能を実装することで、作業者の入力ミス、不正値の発生を防ぎ、また、他のExcelマスター台帳を参照機能により、情報を補完することで、作業効率を大幅に向上させることが可能です。

 

この入力チェックというのは、「妥当性チェック」とも呼び、どんなチェックを行うかと言うと、次のようなチェック点検を行い、不整合があればエラーメッセージ表示で警告したり、該当のデータ件数を知らせたり、目視チェック可能なように、該当のErrorデータに色を塗って修正を促すことが可能です。

 

(1)入力値の下限、上限の妥当性チェック

例えば、数量欄が0だったり、1億だったり、明らかに不正値だと分かる場合、許容範囲が設定できる場合は、このチェックが始めに行われます。

 

(2)日付の妥当性チェック

INVOICEに限らず請求書などを作成する際に、作成日が過去?ということは、あまりありませんよね。

ただ、クライアントの要望で、意図的に締日をずらすケースも実務では発生するため、入力不可にはしないが、確認画面でチェックできる仕組みを用意するケースがあります。

 

(3)金額や顧客名の品名などのチェック

前述の(1)(2)がメインのチェックとなりますが、必要に応じて、規則性やルールのあるチェックであれば、システムでは可能ですので、たとえば為替レートのチェックなども妥当性チェックが可能です。

 

●Excelツール開発の優位性とは

貿易事務に欠かせない輸出書類の作成ですが、言ってみれば「輸出書類」というのは、定型フォーマットであり、記載項目も限られていることから、この作成業務に高額投資は行えない、というのが実情ではないかと思います。

むしろ、高額投資を行う必要もない作業に属すると思われます。Excelは、恐らく多くの事務員の方や営業マンの方が日常的に使用していることが多く、様々な書式フォーマットも簡単に作れることから、雛形(テンプレート)を作成してしまえば、それを活用することで、自社専用の会社ロゴ入りインボイスだって、簡単に作成することが可能です。

 

上記【A】【B】いずれの場合も、インボイス作成は、大がかりなシステム開発と違い、「簡易ツール開発」と位置づけてしまえば、どんな複雑な輸出書類の作成であっても、専用プロジェクトチームが発足されるようなことなど考えにくいことだと思われますし、比較的、小さな作業工数で作成することができるのが、Excelの良いところなのだと思います。

それは、「表計算ソフト」という1つの道具ですから、もともと縦計/横計は得意な訳ですし、合計や平均値、為替レートの変換など、請求書や注文書を作成するには、最も適したツールではないでしょうか。また、大規模なシステム開発ともなれば、発注が決定すると、部長/課長/営業担当/開発担当など、顔合わせから始まり、大勢の人間がプロジェクトに携わることでコストが高額化していくこととなります。

 

単なる輸出書類の作成に、高額システム導入という訳にもゆかず、かといって、Excelでの手作業では、入力ミスなども発生し、過去のリピート注文を瞬時に呼び出すこともできない・・・。

 

●システム導入において重要なこと

「導入目的」システムを導入する場合には、導入する背景があり、その理由があるはずです。そして、その導入により得られる成果についても吟味する必要があります。「システムを導入したが1年後には誰も使わなくなってしまった・・。」といったケースは、決して珍しくありませんから、導入にあたっては、その目的を改めて確認することも必要かもしれません。

 

何の為のシステム導入なのか、ということを。本コラムでご紹介した「輸出書類」インボイス作成については、多くの場合、全国の本店支店からWebブラウザ経由で情報入力をし、クラウド上でデータを共有し・・・・、大容量データを大人数で高速で処理する・・・・・・といった必要性はなく、目前の日常のインボイス作成業務を高額投資を行わずに効率化したい、といった目的を前提とした場合ですので、このようなケーでは、Excel簡易ツール開発で十分に目的は達成するのではないでしょうか。

 

●INVOICEと連動作成したい書類とは

輸出書類に限らず、通常の商ビジネスにおいても、以下は基本的には同一のものですよね。見積書発注書発注請書請求書納品書つまり、一番最初の見積書の提示から始まり、値引きや商品の数量変更などが発生しない限り、伝票の流れはかわることなく、そのフォーマットも原則同じはずです。

 

これが途中から書式がかわると、突き合わせチェックが困難であり結構なストレスになるので、売り手も買い手も、チェックは楽な方がミスも少なくなりますので、統一性を持たせたいものです。上記のように、INVOICE作成においても同様、PROFORMAなどほぼ同時に流用作成ができるフォーマットもありますが、何よりも、入力の手間は面倒でない方がミスの防止にも貢献できるので、留意しておきたいですね。

 

●開発事例のご紹介:

(INVOICE/ケースマークなど、輸出書類作成の負荷軽減)はこちら

 

●Excel開発がお得な理由

Excelは表計算ソフトですから、そもそも、こういった商品の売買で発生する伝票データについては、どんなアプリケーションよりも、向いているというのがベースとなりますが、マクロ言語の実装により、開発コストを増大させる要因が他の言語と比較すると少なくなるのも大きなメリットと言えるでしょう。

すでに導入済みのパッケージソフトから希望のINVOICE作成ができないとなると、開発会社にカスマイズについて相談する、ということも有るかも知れませんが、発生コストを想像しても、現実的ではありませんし、簡易な作業は簡易ツール開発で十分ではないでしょうか。

Excelツールだけでは行えないことも多数ありますから、目的を見極めて、そして「費用対効果」をちゃんと吟味して、その解決方法を選択していただくと良いでしょう。INVOICE作成とあわせ、「CaseMark」や「PackingList」なども、1つの輸出書類においては、セットとして作成が必要なため、そんな時は、Excel簡易ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。