Excel便利ツール「ブック分析レポート」開発の背景

Excel開発コラム

Excel便利ツール「ブック分析レポート」開発の背景

投稿日: 2017年04月30日 カテゴリー:その他

本日、Excel便利ツール第4弾「Excelブック分析レポート」公開に至りましたので、当初の開発目的をはじめ、配布主旨などについてご紹介させていただきます。

 

まずは、配布主旨については、
【Excel業務効率化支援のお手伝い】、

【マクロ有用性を知って欲しい】、

【弊社サイトの魅力も高めたい】
といったところになります。

 

便利ツール開発のアイデアやきっけかは様々ですが、今回リリースのExcelブック分析ツールは、クライアント様から提案や要望からではなく、自社開発の中から必要となったツールの一つです。

 

弊社の場合、Excel+ACCESS開発がメインなため、お見積もり依頼や、業務効率化ご相談などの際、お客様からは、サンプルのExcelブックを送付いただき、そのブック内容をチェックし、作業工数を導き出すのですが、主な分析ポイント、点検箇所は、おおよそ次のとおりです。

 

(01) Excelブック内のシート構成
(02) ExcelブックPassWord保護の有・無
(03) シートPassWord保護の有・無
(04) シート表示・非表示の割合
(05) マクロ含有の有無
(06) シート名称の規則性
(07) Excelブック名称の規則性
(08) ExcelブックSize
(09) 外部リンクの有・無、リンク数、リンク切れ
(10) 名前の定義の有・無
(11) ワークシート関数の有・無
(12) 関数の個数と種類
(13) ピボットテーブルの有・無
(14) アウトラインの有・無
(15) グラフの有・無
(16) オブジェクト「図形」等の有・無
(17) 各シート内データ範囲、始点・終点
(18) Excelデータ状態、連続性、規則性、信頼性
(19) 主キー管理の有・無
(20) マスター管理の形態・手法

 

などです。キリの良いところで20カ所としましたが、見積もり提示にあたっては、ご依頼としてお請けできるかどうか、つまり「受託可否」を見極める為にも、これらのExcelブック情報が必要になるのです。

 

「サンプル」として送付いただくExcelブックの中には、シート枚数だけで20枚を超えるケースも少なくありません。

また、隠しシート(※非表示シート)も存在する場合が多いので、一枚一枚、シートを細かくチェックしていると時間もどんどん経過してしまいます。そんな時、ある程度、基本的な情報だけでも自動取得できると助かるなあ、と思って開発したツールが、この分析ツールです。

 

上記から得られる情報の中には、お客様でも気づいていない情報が含まれるケースも少なくありません。例えば、外部リンクのブック名はフルパスで取得されるので、ファイルの所在について尋ねた際に、リンクの事実に驚かれたり・・・。

 

或いは、名前の定義では、前任者の時代から存在している「既に使われていない定義」だったり、思いもよらない場所でシート関数が使われていたり・・・。

 

また、本ツールでは、ブック内の各シートごとのサイズも取得できますので、Excelブックのサイズが、あまりに肥大している場合、原因が特定のシートに起因するものか、そうではないのか、など判断できます。

 

Excelブックのサイズは、当然ですが、ブックが抱える「情報量に比例する」ということです。が、まれに、どう考えても、シート枚数や数式の物理的な数では説明がつかない、納得できない、不可解なサイズとなったブックに遭遇することがあります。

 

サイズ肥大の原因の多くは、◆数式が大量 ◆データが大量 ◆シートが大量 などが複数が重なり重くなるのですが、まれに、透明図形や印鑑スタンプが複数重なりサイズが大きくなっているケースもありますので、疑わしい場合は、チェックをしてみることをオススメいたします。そもそも見積書シートたった1枚で、サイズが5MGを超えることは考えにくいですよね。

 

話がそれましたが、受託可否の判断に関するチェックポイントとしては、物理的なブックの点数や種類、シート数、シート内フォーマット、相互リンクが多く、データ整備や、マスタ構築、データ移行、マスターメンテナンス、データベース化が困難な場合は、開発ご依頼にお応え出来ないケースもあり、開発中に進行困難と気づいた場合、途中で投げ出したり、大幅な増額を求めることは出来ないため、この一番最初のサンプルExcelブック分析は、たいへん重要な作業の一つになります。

 

そして、結構、手間のかかる作業なため、開発支援を目的とした「便利ツール」の誕生となる訳ですが、日々の業務効率化でも、「Excelブック健康診断」と位置付けることで、配布を行うことになりましたので、ご利用いただき、感想・ご意見などお聞かせいただければ、幸いです。

 

全ての「便利ツール」において、「開発ストーリー」が存在するので、別途ご紹介の機会があれば、お披露目したいと思います。

 

本ページをご覧いただいたお客様からも、ご意見お待ちしておりますので、「こんなExcel便利ツールが欲しい。」といったご要望がありましたら、是非、リクエストください。


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