日信電子サービス株式会社様(東京都/墨田区)

日信電子サービス株式会社様

「私たちの要望に“できる”と応えてくれたのはセルネッツだけ。何度も対面して打ち合わせができたおかげで快適なシステム環境が実現。」

 

日信電子サービス株式会社

http://www.open-nes.co.jp/

 

事業本部 技術部 部長 山下 英昭氏(左)

事業本部 AFC推進部 次長 山本 優氏(右) 

経営管理本部 経営企画部 課長 中島 和政氏(中央)

日信電子サービス株式会社について

日信電子サービスがメンテナンスの担当をしている、自動改札機のミニチュア。

日信電子サービスは、自動改札機をはじめとする「駅務機器」のメンテナンスのほか、医療機器や駐車場機器の販売・メンテナンス等を行う会社です。そのなかでも、今回セルネッツにExcelシステムを依頼した「AFC推進部」では、駅構内にある自動改札機、券売機、精算機などの分野を担当しています。

今回、導入したExcelシステムの概要を教えてください。

システム開発に携わった3名の担当者。左から、 山下氏 、山本氏 、そして窓口となった中島氏 。

弊社がセルネッツに依頼したExcelシステムは、「売上管理システム」です。全国にある主要15拠点の「予実管理」をするために導入いたしました。「今期の見込売上」や「お客様ごとの見込売上」、そして「各案件の受注確度などを管理するものになります。

[売上管理システム MENU]

導入前はどのような課題がありましたか?

「既存のExcel システムは使いづらくて、必
要な情報の入力作業すらままならない状況に
なってしまったのです」(左:山下氏)

もともと、自前で作ったExcelシステムを使っていました。しかし既存のExcelファイルはシステム的に作られたものではなかったので、とにかくファイル自体が重くなってしまって。

 

Excelファイルを開くだけでも1分はかかっていました。やっとファイルが開いても、操作する段階で、フリーズしたり、バグが発生したり。やっとの思いで入力したデータが消えてしまうこともしばしば起こっていました。現場からは、「使いづらい!」「ストレスがある!」という厳しい声が頻繁に上がるようになってしまって、必要な情報の入力作業すらままならない状況になってしまったのです。

 

ただ、現場での使い勝手を考えると、これまで通りのExcelという様式は変えずに、入力作業や管理がスムーズにできることがベストでした。そういった背景があり、Excelを専門に開発を行うセルネッツに相談をしました。

セルネッツに依頼した経緯を教えてください。

「3~4 件に声をかけて『やってみましょう!』と言ってくれたのがセルネッツだけだったのです」(中島氏)

システム開発会社は、インターネット経由で探し、順にお声がけを行いながら概要を伝えさせていただきました。私たちの要望は、既存のExcel システムを使いやすくすることでしたので、現在使っているファイルを送付して、使いやすいシステムにできるかどうか、まずは打診したんです。でも、「これはちょっと無理です…」というお返事ばかりで(笑)。

 

それで、3~4 件に声をかけて、「やってみましょう!」と言ってくれたのがセルネッツだけだったのです。

どのようにシステム開発を進めていきましたか?

大型プロジェクターにExcelファイルを映し出す中島氏。対面して同じ画面を見ながら、打ち合わせを進めていきました。

実際に弊社に来ていただいて、現在使っているファイルをプロジェクターに映し出して概要を説明いたしました。仕様や要件はドキュメントでお渡ししてやりとりすることが必要だと思っていたのですが、中心になる担当者がシステム開発に携わることは初めてだったこともあって、ほとんどセルネッツにヒアリングしていただいて骨子をかためていきました。

 

最初はすり合わせの意味も込めて議事録を作成しておりました。ですが、後半になると議事録も特にとらなくなり、ある程度形ができてくるとメールでのやりとりが主となっていきましたね。

セルネッツのExcelシステムを導入した成果はいかがですか?

成果 1Excelを読み込む時間が1分から8秒に短縮

[フォルダ構成イメージ]

以前はExcelを開くのに1分もかかっていましたが、8秒に時間短縮されました。このExcelシステムは毎日入力するものになるので、ファイルを開く時間が短縮されただけでも、工数削減につながります。このシステムは全国15拠点で使うものですので、それらの拠点で多くの人が携わる工数が削減できたと考えると、費用対効果が抜群ですね。

成果 2システムが軽くなって操作性アップ

計画・実績データ入力シート

(※数値はイメージです。)

セルネッツで作ったExcelシステムは、今までの仕組みと異なり[外部データベース]を使ったシステムになるのでExcel自体が軽くなって快適に使えるようになりました。バグの発生やフリーズすることもないので、ストレスフリーです。

 

実際にExcelファイルを利用する現場の方々が、これを使いこなすようになったことが明らかな成果です(笑)。前はシステムを使いこなす以前に「入力できないことが課題でしたので。

 

現場で毎日入力してもらうことで、日々の売上がリアルタイムで把握できるようになって、集計もしやすくなりました。

成果 3予実管理の精度が上がった

操作性が上がったことにも関連しますが、入力しやすくなったことで全ての数字が見える化できて、当初の導入目的でもある「予実管理がしやすくなりました。例えば、前は入力しにくかったために売上の入力はできても、そのプロジェクトにかかる外注費や材料費が分からず、「一体粗利はどれだけなんだろう?」と知りたいことが分からないことも多々あったんです。

 

ですが、今回作ったExcelシステムは入力しやすく、しかも原価率の計算が案件ごとに表示されるので管理がしやすくなりました。

 

また、売上が伸び悩んでいる拠点に対する問題点や課題も見つけやすい。数字が落ち込んでいるときも、わざわざ拠点にヒアリングしなくても大体の予測ができるというメリットもあります。

 

① 絞り込み機能や抽出機能が充実

[絞り込みイメージ]

3 要素の組み合わせより、270 通りの条件を指定できる

データの「抽出機能」や「絞り込み機能」を実装してもらったおかげで、データの抽出や比較がスムーズになりました。前年比、前月比などの数字の比較もしやすいので、売上計画が非常に立てやすくなりました。

② 経営層への報告もスピーディに

総合計・支店グループ別・拠点別で集計レポート

(※数値はイメージです。)

セルネッツで作ったExcelシステムでは、管理者向けの集計ファイルを自動作成できます。「管理者用レポート作成」のボタンを押すと、15拠点の入力ファイルを全部読み込んですぐに集計ファイルができあがるんです。例えば経営層から「速報を知りたい」と言われたとしても、すぐに正確な数字を集計できるので、この機能もとても便利ですね。

セルネッツのどのような点を評価しますか?

「対面による密な打ち合わせができたおかげで、コミュニケーションもスムーズにとれて良い結果になりました」(山下氏)

① 使い手のことを真剣に考えてシステム構築してくれた

実際使ってみて、使い手のことをちゃんと考慮した仕様になっているのでとても感謝しています。過去には、システム会社側の意向を押し付けてくるところがあって、結局思っていたものと違う結果になってしまったこともあったんですよね。

 

セルネッツは、私たちの立場でシステム構築をしてくださって、そして確実に実装してくださったのが素晴らしいと思います。今回は、弊社のわがままを聞いていただけて、本当に助かりました。

 

② 「できること」と「できないこと」を的確に説明してくれた

色々と要望を言わせていただいたんですけど、嫌な顔ひとつせずに寄り添って考えてくださいました。できないことははっきり言ってくださいますし、最終的には、こちらの要望を全て対応していただけたので本当に満足しています。

 

また、申し訳ないと思いつつも、後付けの依頼もすぐに実装していただけました。現場での使い勝手も評価が高いので、発注サイドとしてはこれ以上の嬉しい結果はありませんね。

 

③ 対面での打ち合わせで円滑なコミュニケーションがとれた

頻繁に弊社まできていただけたので、顔を合わせて打ち合わせができて、コミュニケーションをとりながら安心して、そして信頼して、システム構築ができていったと思います。

 

電話やメールだけでは理解度がずれてしまったり、トラブルの原因になったりすることもあるので、対面で、細かいところまで打ち合わせしていただけたことで安心できました。そういうスタイルをずっと続けていただけるとこれからも弊社も頼みやすいですし、他の会社も依頼しやすいと思うので、ぜひ継続していただければと思います。

これからの展望と課題をお聞かせください。

今回はAFC推進部のExcelシステム導入で成功事例ができました。他部署でも同じように業務効率化を検討しているところもありますので、その際はExcelシステムの力を貸してください。

今はどこの企業も実施しているように、ルーチン業務の自動化を実現させたいです。早く実現して、なるだけ人手のかからない「働き方改革」をしていきたいですね。そのためには業務効率アップは外せません。

 

~日信電子サービス様、お忙しいなか、取材に対応していただきありがとうございました~

取材日時:2018年 3月 取材・執筆:はぐくむ 高橋かずえ

※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。

 

◆システム名: 売上管理システム
◆内容: 全国主要15 拠点の売上の「予実管理」をするためのシステム。①見込売上、②各案件の受注確度、③原価管理などが同じExcel システム内で一気通貫してできる
◆目的: 業務の正確性アップ、スピードアップなど業務効率化のため
◆構築期間: 約4ヵ月
◆開発費用: 約70万円