労務管理システム(一成電装様)

一成電装株式会社 様

一成電装株式会社

パッケージは合うのがないし100万以上のシステムを頼む気もない。
セルネッツのような開発会社は、うちにドンぴしゃでした

一成電装株式会社
代表取締役 川端 竜一 様 (右)
田中 清 様 (左)

一成電装の業態を教えて下さい。

一成電装は電気工事業者です。デパートやオフィスビルなどの大規模商用施設や、建物内の空調設備を自動的に制御するための装置の取り付け等を得意としています。
スタッフは17名で、うち正社員は11名です。スタッフのほとんどはそれぞれの現場で電気工事の作業を行っています。

一成電装は今回セルネッツにどんなシステムを依頼しましたか。

セルネッツには2008年9月、「労務管理システム」をExcelマクロで組んでもらいました。このシステムには「りらっくま」と「労務管理」をかけて「くまろう」という愛称をつけて日々活用しています。

一成電装の労務管理システム「くまろう」。

川端社長が「くまに似ている」と社員がつけた愛称。インターフェイスはセルネッツがデザインした。

一成電装では毎日、様々な現場にスタッフを派遣し、電気工事を行っています。人手が足りないときには社員だけでなく外注の協力会社のスタッフにもお願いをしています。これら作業スタッフの実働状況を管理するのが「労務管理システム」です。

 

その日の作業スタッフの実働時間、場所、残業時間を、一日の終わりに社長である私が入力し、集計しています。 この「労務管理システム」によって、お客様への請求のための人件費の計算と、スタッフへの給与計算がすぐにできるようになりました。

 

「労務管理システム」ができる前は、工事用原価管理のパッケージソフトを5年ほど使っていました。しかし、この使い勝手がとても悪く困っていました。

業務内容に合わずに使いにくかったパッケージソフト

 

そのパッケージソフトはどんなところが使い勝手が悪かったのですか。

 

以下のような点です。

 

  1. 1.実働状況の抽出が1ヶ月単位しかできない。
    私たちの仕事は請負ですから、1ヶ月2ヶ月ときりのいいところでは終了せず、仕事によって期間がまちまちです。しかしそのパッケージソフトは月単位でしか期間の抽出ができませんでした。そのため、たとえば2ヶ月半かかった場合にお客様への請求の計算が面倒でした。抽出期間が自由に設定できるようにしたいと思っていました。
  2. 2.項目ごとのデータが抽出できない。
    項目ごとのデータ抽出ができないのも不便でした。まずお客様によって締め日が違いますし、現場ごと、また、正社員だけのデータなど、ある項目を特定して抽出することができませんでした。仕方がないのでそういったデータが必要な時にはデータをつなぎ合わせるなどの作業が発生し、手間がかかっていました。
  3. 3.外注スタッフ向けの仕様になっていない。
    一成電装の場合、社員と外注スタッフが現場に混在していますが、支払いの形態は当然違います。外注スタッフは給料ではなく外注会社ごとにまとめて支払いをするため、一人一人の実働状況の把握は必要なく、5人であれば5人まとめてというように処理したいところでした。しかしそのソフトは一人一人の実務状況を入力しなければならず、無駄な作業が発生していました。

  4. このような不便さをなんとかしたいと思い、これに変わるシステムはないかと情報を集め始めました。
 
カスタマイズのシステムは100万以上と言われる

 

どのように情報を探したのですか。 

「電話で問い合わせるとどの開発会社も100万以上とのことでした」 田中氏

 インターネットで「労務管理」などのキーワードで検索をし、既存のパッケージソフトで合うものはないかを探しました。しかし、出てくるソフトは、必要ない機能がついていて肝心の欲しい機能がないなど、なかなかぴったりしたものがありません。

 

でもそれは仕方がないことでした。パッケージは当然、最大公約数のユーザーに向けて作ってあり、当社の業務に合わせて作ってあるものではありません。

 

そこで、カスタマイズでシステムを組んでもらったらどうか、ということで、開発の会社を探し、電話で何件か問い合わせてみました。数件電話をしましたが、どの開発会社も最低でも100万円はすると言われました。いくら不便を感じていたとしても、事務処理のソフトにさすがにそこまで予算はかけられません。

 

そんなときに、ふと「Excelで作ったらどうだろうか。それだったら早くできるかもしれない」と思いつきました。「エクセル」「システム」という検索ワードで再度検索をしたところ、セルネッツのホームページを見つけました。

セルネッツのホームページの第一印象を教えてください。

とてもわかりやすいと思いました。Excelならなじみがあるし、「わざわざ高価なシステムを作らなくてもいい」ということが書いてあったため、見積もりをお願いしました。頂いた見積もり額は想定したより安く、「こんな金額でできるんだ」とちょっとびっくりしました。

 

たたき台でやりとりをしながらシステムが完成

 

開発はどのように進みましたか。

まずヒアリングをしていただき、こちらの要件をじっくり聞いてもらいました。先ほど述べたように、現状の不便なところを言いました。それをもとにまず竹本さんがたたき台となるシステムを作ってくれました。たたき台といってもほぼ完成型に近いものです。

 

そのときの印象は「これはいけるな」でした。Excelはこれまで親しみがありますから、なんとなくわかります。この調子でいけば私たちが望んでいるものができるだろうという確信を持ちました。

 

たたき台をもとに、メールでやりとりをしながら1ヶ月半ほど微調整をしていき、「くまろう」のロゴが入ったインターフェイスも作ってもらい、無事に出来上がりました。

(左上)マスタ登録フォーム (右上)労務日報入力フォーム (左下)労務日報出力フォーム (右下)帳票サンプル

Excelのシステムで何が効率化できたか


「労務管理システム」によってどう業務が効率化しましたか。

効率化したのは以下4点です。

 

  1. お客様に見せる明確な資料が出るようになった。
    社員、外注スタッフを含めて人数、人件費の明確な数字が一覧できるようになったので、単価を決めるときの交渉材料ができました。
  2. 外注スタッフの計算が楽になった。
    これまでのように一人一人計算することなく、5名なら5名まとめての支払い額が簡単に出るようになりました。
  3. ファイルサーバーに置いて、皆で共有できるようになった。
    共有することで、社員みんなで実務状況などをチェックできるようになりました。
  4. 月をまたいだ期間でも自由に抽出できるようになった。
    月ごとではなく、各仕事ごと、最初から最後までの状況や進捗がつかめるようになりました。

セルネッツを利用してみて、よいところはどこでしたか。

 

「Excelを使ったこういう手軽な開発は需要があると思いますよ」 川端社長

 竹本さんの、フットワークが軽く対応が迅速なところがとてもよかったです。不具合があると夕方に投げて翌朝にはもうできている、というふうにすぐに直してくれます。Excelはメールのやりとりで済むので気楽ですし、自宅

でもチェックができるので便利です。

 

 それと、私たちのようなITの素人でもわかりやすく説明してくれたこともよかったです。実際にどこまで何が出来るか、なぜできるのかできないのかを説明してくれるので、相談がしやすかったです

不満だったところはありますか。

やはりExcelベースということで、人的な操作ミスによって変えてはいけないデータも変えることができてしまう、というところでしょうか。
それに関しては、プロテクトをかけることもできるようですが、ここは手軽さを優先し目をつぶって、皆が気をつけるという運用面でカバーしたいと思います

セルネッツのExcel開発のサービスは、どんな会社に向いていると思われますか。

100万クラスの大きなシステムではなく、そのほんの一部、「ここだけ」でいい、と言う場合にはドンぴしゃに合う開発だと思います。

今後の期待があれば教えてください。

今回のおかげで社内がみんなExcelに詳しくなりました。
竹本さんはショートカットキーとか、標準についている便利な機能などを教えてくれたので、とてもありがたかったです。
労務関係はこれで効率化できましたので、今後は材料関係のデータ処理も効率化できればいいと思います。これからもお世話になることも多いと思いますが、どうぞよろしくお願いします。

※取材日時:2009年4月  事例インタビュー:取材屋

※一成電装のホームページ http://www.issei-d.com/